Viktiga saker att tänka på när du ska göra en budget för UCaaS

February 20, 2020 Telavox

UCaaS är flera olika typer av kommunikationsteknologi som tillhandahålls av en och samma leverantör. Videomeddelanden, webbkonferenser, röstsamtal och snabbmeddelanden, allt samlade i ett enda verktyg. Det kan alltså medföra avsevärda rabatter jämfört med att köpa de olika tjänsterna separat.

Hur tar man reda på fördelar med UCaaS och vad det faktiskt kostar?

När man förändrar affärsprocesser är själva poängen att det ska bli enklare och smidigare. Med rätt UCaaS-leverantör får du fakturor som är tydliga och framför allt betalar du bara för de verktyg och tjänster du faktiskt använder. Självklart är det klokt att göra en budget så att du får de verktyg du behöver till bästa möjliga pris.

Så här ställer du upp en budget för UCaaS

Har du vant dig vid att mobilfakturan är olika hög varje månad? Då kanske du har svårt att budgetera, eftersom du inte vet vad du ska förhålla dig till. Där har UCaaS bidragit till två fundamentala skiften: från separata tjänsteerbjudanden från skilda leverantörer till allt-i-ett från samma leverantör – och när det gäller budget, från Capex (kapitalutgifter) till Opex (driftskostnader).

Budgetting

Capex eller Opex – vad är bäst?

När man ska köpa in en tjänst behöver man ta ställning till om tjänsten medför kapitalutgifter eller driftskostnader. Med UCaaS äger du inte maskinvaran (Capex) utan använder en abonnemangstjänst (Opex).

Precis som med alla tjänster måste dina systemadministratörer utföra vissa delar, men de slipper allt kring installation, underhåll och uppgradering, och det vill inte säga lite och är också en besparing. Du får även bättre överblick över månadskostnaden.

 

Gör en budget på det du har idag

Du behöver börja med att gå igenom all hårdvara och mjukvara som företaget använder. Din budget för telefoni, e-post och data och all typ av kommunikation är i princip lagervaror, och en del av kostnaden för användningen. Du måste räkna in varenda enskild del, annars stämmer inte budgeten.

När du går över till UCaaS räcker det inte med att portera telefonnumren till den nya tjänsten, du måste också säga upp alla fasta abonnemang och tjänster, och skicka tillbaka eventuell hårdvara – annars betalar du för sådant du inte använder.

 

UCaaS samlar både funktioner och budgetar

Med en vanlig företagsväxel, eller PBX, kan det finnas tjänster och funktioner med egen hårdvara eller mjukvara, och kostnaden för dem kan ligga i budgeten hos en helt annan avdelning. När du byter till UCaaS får du med alla de tjänster du använder med abonnemanget. Det innebär i sin tur att allt hamnar i samma budget: UCaaS-budgeten. Återigen, tydlig överblick över kostnaderna.

Vissa funktioner som videokonferenser och snabbmeddelandeprogram kan idag komma från helt olika leverantörer. När du samlat allt under UCaaS-taket kan du säga upp de tjänsterna och lämna tillbaka den hård- eller mjukvara du inte längre använder. De flesta, förmodligen alla, de tjänsterna ingår i UCaaS-tjänsten. Du kan också se till att göra övergången till UCaaS när ditt gamla telefonabonnemang löper ut, så slipper du dubbla kostnader.

Andra aspekter kring UCaaS

Vi är vana vid traditionell telefoni, så ibland kan det tyckas svårt och krångligt att byta. Vissa produkter kanske ger dig exakt det du behöver – just nu. De flesta som byter till UCaaS inser att de får ut samma fördelar, och dessutom kan anpassa tjänsterna efter vad de behöver – behov förändras över tid.

Det betyder att du slipper nyinvesteringar (Capex) när era behov förändras, och du kan spara ännu mer om du flyttar alla era samarbetsverktyg till UCaaS.

Men om vissa delar av er kommunikation är outsourcad? Ditt företag kanske har ett callcenter, går det ändå bra att byta till UCaaS? Absolut. Många av dagens UCaaS-tjänster erbjuder samma funktioner som i outsourcade callcenter, vilket innebär att det går att spara ännu mer på kommunikationsbudgeten.

Sista raden i budgeten är det som räknas

UCaaS kan ge ditt företag flexibilitet, förbättrade funktioner och lägre kostnader. Generellt sparar företag som byter till UCaaS tusentals dollar per år. När du jämför din aktuella budget med din UCaaS-budget kanske du också kommer fram till att du har riktigt mycket att tjäna på att byta.

 

No Previous Articles

Nästa
Din gamla växel kostar mer än du tror
Din gamla växel kostar mer än du tror

Slukar er telefonväxel pengar? Om ditt företag fortfarande sitter på en fysisk växel, har du ant...