Därför behöver ditt företag en telefonpolicy

December 6, 2019 Telavox

Får medarbetarna på ditt företag också bara en telefon i handen när de börjar – och förväntas sedan köra sitt race? Dags att tänka om! Att ha en telefonpolicy i verksamheten är lika viktigt som att sätta på sig hela och rena kläder innan du kliver in på kontoret. Jo – för i förlängningen handlar det faktiskt om ren hyfs!

Använder ni telefonerna på rätt sätt?

Ni kan bre på med snygg tv-reklam, dyra printannonser, fräscha kontorslokaler och en cool hemsida – men att inte ha en telefonpolicy kan skada ditt varumärke mer än vad all denna marknadsföring någonsin kan väga upp. Ändå tror många företag att det räcker med att dela ut telefoner, koppla dem till växeln och låta varje medarbetare klura ut hur de bör jobba. 

Visst, att använda en telefon är inte svårt – idag har ju alla en smartphone – men att använda den rätt är en helt annan femma. Det är därför telefonpolicyn måste vara en del av din övergripande kommunikationsplan!

En hygienfaktor för kommunikationen

Påkostad marknadsföring betyder ingenting om rutinerna i företaget inte kan leva upp till sitt rykte. Så fort någon ringer till ert företag måste det finnas ett klart och tydligt bemötande i andra änden, annars kommer personen ifråga att lägga på snabbare än du tror. En personlig röstbrevlåda som lyssnas av med jämna mellanrum är en hygienfaktor för moderna företag idag – och det krävs faktiskt väldigt lite av var och en för att kunna upprätthålla det. Ändå slarvar många företag med rutinerna och informationen internt. 

Om ni funderar på att köpa in ett nytt telefonsystem, att börja jobba på ett nytt sätt eller om ni precis har skaffat en molnbaserad växellösning – då kommer det alltid att krävas tydlig information internt. En telefonpolicy är lika mycket en instruktion för medarbetarna som ett hjälpmedel för hela bolaget att skapa kvalitet mot sina kunder. 

Tips! Se till att varenda nyanställd som får en telefon får telefonpolicyn på samma gång. Och ställ krav på att de ska ha läst igenom (och förstått) den innan de börjar jobba!

 

 

En telefonpolicy höjer kvaliteten och ökar resultaten

Med en telefonpolicy på plats kommer ni snabbare än blixten att höja er kvalitet ut mot kunderna. En gemensam strategi för telefonhanteringen skapar en tydlig bild av ert företag – där alla samtal behandlas lika oavsett om man ringer supporten, kundservice eller en enskild säljare, till exempel. 

En telefonpolicy behöver heller inte vara formell och stel, utan det är viktigare att den speglar er företagskultur på ett bra sätt, så att alla medarbetare kan ta den till sig och förstå hur man som enskild person är viktig för att hela företaget ska lira.

En telefonpolicy kan också bidra till att ni på sikt faktiskt ökar resultaten i er verksamhet. Idag är det få personer som fortsätter söka ett företag som inte svarar på telefonsvararmeddelanden, eller där kundservice varit otrevliga i telefon. Risken är betydligt större att man ringer till en konkurrent istället! Att mötas av total nonchalans är ofta värre än att det tutar upptaget i andra änden. Idag blir kunder som mest irriterade när ingen ringer tillbaka fast man lämnat ett meddelande – eller om man inte alls vet var man har kommit – vilket är risken om ni inte har en strategi för hur ni ska göra! En telefonpolicy bidrar alltså i förlängningen till att ni får kontakt med fler potentiella kunder.

Företagets viktigaste ansikte utåt

Skillnaderna mellan företag som har en telefonpolicy och de som inte har en handlar till största grad om service. När en kund ringer till ett företag som jobbar aktivt efter en telefonpolicy får man reda på massor av saker, redan innan man kommit fram till personen i andra änden! Till exempel:

  • Vem man ringt på vilket företag
  • Varför personen inte kan svara för tillfället
  • När personen är tillgänglig igen
  • Vilka alternativ man har – t.ex. lämna ett meddelande, bli vidarekopplad till någon annan eller bli uppringd

De som inte har en telefonpolicy missar ett av företagets absolut viktigaste ansikten utåt.

Att inte ringa tillbaka till någon som sökt en, att inte ha en personlig hälsningsfras i röstbrevlådan, eller att glömma bort att slå på telefonen efter ett möte är vanliga misstag hos även större företag – misstag som skadar verksamheten både externt och internt. En telefonpolicy ger en trygghet och en tydlighet för medarbetarna då var och en får koll på hur man dels ska hantera sin egen telefon, men också hur man själv har betydelse för företagets gemensamma röst. 

När företaget investerar i ett nytt telefonsystem eller en molnväxel lägger ni sannolikt en hel del pengar på att få systemet att funka så bra som möjligt. För att optimera förutsättningarna för framgång är det viktigt att ge hela verksamheten verktyg och rutiner – och att ha en plan för hur ni ska implementera funktionen internt. En telefonpolicy underlättar och hjälper alla mot samma mål.

 

 

Föregående
Dags att uppdatera er telefonpolicy? Så här gör du!
Dags att uppdatera er telefonpolicy? Så här gör du!

Har ni skaffat ett sprillans nytt telefonisystem, gått över till en molnväxel eller köpt in ett ...

Nästa
Så skriver du en bra telefonpolicy
Så skriver du en bra telefonpolicy

Har du koll på vad som faktiskt behöver finnas med i en telefonpolicy? Många företag vet att man...